A szervezetek működését különféle kockázatok veszélyeztetik. A kockázat az üzleti folyamatokat kísérő veszélyforrás, ami ellen lehet és kell védekezni. Másképpen fogalmazva a kockázat egy nemkívánatos esemény bekövetkezése, amely a szervezet számára kárt jelent. A személyügyi tevékenységgel összefüggésben, többek között ilyen esemény lehet a munkavállaló által váratlanul bejelentett rendes felmondás (kilépés), avagy a dolgozó gondatlansága miatt bekövetkezett munkabaleset, ami egyfajta kockázatnak számít és a munkáltató számára veszteséget jelent. A kockázatok gyakorisága és az ebből adódó veszteségek kockázatkezeléssel mérsékelhetők. Elsősorban azok a kockázatok érdemelnek figyelmet, amelyek a szervezeti célok és feladatok teljesítését veszélyeztetik. A kockázatelemzés, -értékelés által a vezetés pontos információval rendelkezhet az irányítása alá tartozó területek kritikus kockázatairól, választhat a kockázatkezelés különböző lehetőségei közül, dönthet a kockázat megszüntetése, csökkentése, áthárítása (átadása) vagy elviselése kérdésében. Kockázatkezeléssel minimálisra csökkenthető a szervezet normális működését veszélyeztető események bekövetkezése. Tényként leszögezhető, hogy a kockázatok teljes mértékben nem küszöbölhetők ki, de tudatos kockázatkezeléssel a kockázattal együtt járó veszély és annak anyagi következménye csökkenthető, a vezetés számára még elfogadható szintre szorítható. Egy szervezet kockázattűrése, kockázatviselő képessége számos tényező függvénye, ami a felső vezetéstől függően a kockázatkezelés módszertanának tudatos alkalmazásával alakítható, megváltoztatható.

A 193/2003. XI. 26. Korm. rendelet a nemzetközi standardok ajánlásainak megfelelően, a belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozóan előírja a kockázatelemzés elvégzését a költségvetési szervekre nézve. Ennek is tulajdonítható, hogy a kockázatkezeléssel ma már egyre több szervezetben foglalkoznak. A szervezeten belüli munkafolyamatokra vonatkozó kockázatelemzés révén meghatározhatók azok a kockázati területek, amit az adott évben a kockázatkezelés kiemelt feladatának tekintenek.

A szervezetek működésével összefüggő kockázatok csökkentését szolgálja a különböző irányítási rendszerelvek gyakorlati alkalmazása, amelyek hazai és nemzetközi standardok alapján a szervezetek belső folyamatait szabályozzák. Ezek közé tartoznak a minőségirányítási (ISO 9001:2000), a környezetközpontú irányítási (ISO 14001:2004), továbbá az információbiztonsági (ISO/IEC 27001:2005) rendszerekre vonatkozó szabványok.

A szervezeti jellegű kockázatelemzés, -kezelés sok esetben még elszigetelten, szervezeten belül egyes részterületekre szorítkozik, mint például a belső ellenőrzés vagy a pénzügyi kockázatok kezelése. A humán kockázatok kezelése terén még a kezdeti lépéseknél tartunk, annak ellenére, hogy a személyügyi tevékenységgel összefüggő kockázatok jelentősége és következménye más területekhez képest egyáltalán nem elhanyagolható. A humán kockázatok kezelése az eddigieknél nagyobb figyelmet érdemel. Az All Our News (Aon) által, a nagyvállalati vezetők körében végzett felmérés szerint 2003-ban a vállalatokat veszélyeztető toplistán az első tíz kockázat között két humán kockázat szerepelt. A kockázatok közül a harmadik helyen a munkavállalók balesete, a negyediken a munkavállalók kilépése szerepelt, ami a humán kockázatok fontosságát mutatja.

Mivel a kockázati események jelentős veszteségeket okoznak a vállalkozások számára, várhatóan nő a kockázatkezelés szerepe, a szigetszerű kockázatkezelést felváltja a kockázatok összehangolt kezelése, beleértve a humán kockázatkezelést is. Mindez a kockázatmenedzsment kialakításához vezet, amely integrálja a kockázatkezelés szervezeti rendszerét és feladatait.

A humán kockázatkezelés a kockázatkezelés általános elveinek és módszereinek a humánerőforrás-gazdálkodás területén történő alkalmazása. Az emberi erőforrás sajátos jellegéből adódóan a humán kockázatkezelés speciális követelményeket és feladatokat jelent a kockázatkezelés terén. Magába foglalja a működéssel együtt járó valamennyi kockázati tényezőt, köztük az emberierőforrás-gazdálkodás folyamataival, illetve a személyi állománnyal összefüggő munkahelyi kockázatokat. A humán kockázatokat befolyásoló tényezők közül kiemelést érdemel:

Mivel az emberierőforrás-gazdálkodás folyamatainak kockázata az üzletvitelt komolyan befolyásoló tényező, a humán kockázatkezelés jelentősége sem vitatható. A személyügyi tevékenységgel összefüggésben felmerülő munkahelyi kockázatok, illetve zavarok jelentős többletköltséget okozhatnak a szervezet számára, ami versenyképességet és jövedelmezőséget rontó tényező. A humán kockázatkezeléssel elérhető a kockázatokkal együtt járó veszteségek csökkentése vagy teljes felszámolása.

Az emberierőforrás-gazdálkodás dinamikusan változó folyamat, ami a környezeti változások és a szervezeti célok által vezérelve állandó megújuláson megy keresztül. Ennek megfelelően a munkahelyi kockázatok is folyamatosan változnak, korábbi kockázatok megszűnnek, ugyanakkor újak keletkeznek. Például valamely tevékenység kiszervezése során korábbi kockázatok (kilépés, munkabiztonság, munkavállalói magatartás) megszűnését követően, másféle – például adatbiztonsággal összefüggő – kockázatok keletkeznek, ami ugyancsak veszélyt hordoz a szervezet működése szempontjából. Ezért a szervezeti szintű kockázatkezelést úgy kell tekinteni, mint permanens feladatot, amely az éppen aktuális kockázatok felszámolására, illetve csökkentésére, a még elfogadható kockázati szint elérésére törekszik.

A humán kockázatkezelés feladata a munkahelyi kockázatok felmérése, a kockázatelemzés, -értékelés, az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűségének, gyakoriságának meghatározása, a kockázati térkép elkészítése, a kockázati szint meghatározása, a kockázatkezelési stratégia kialakítása és elfogadtatása. A kockázatelemzés elvégezhető évente egyszer, vagy a folyamatok jelentős változása esetén indokoltság szerint.

A kockázatkezelésnek része a tervezés, a döntéshozatal és az ellenőrzés. A kockázatkezelés körébe tartozó feladatok részletezése:

A kockázatfelmérés során a személyügyi tevékenységgel összefüggő valamennyi kockázatot, illetve kockázati tényezőt górcső alá kell venni, a felvételtől az elbocsátásig bezárólag. Ennek alapján határozhatók meg a szervezet kritikus kockázatai, amire a kockázatkezelés fő figyelme irányul. A kockázatok feltérképezése során alkalmazhatók a különböző szellemi alkotó technikák, mint például a brainstorming, a rövidebb-hosszabb időtartamú workshop, amelyek alkalmasak a munkahelyi kockázatok szelektálására, a kockázatok közötti rangsor felállítására.

A kockázatkezelés célja a megelőző biztonsági intézkedések kidolgozása, bevezetése, a kockázatok elviselhető mértékre történő csökkentése, valamint a kockázatkezelésre vonatkozó tervek kidolgozása és végrehajtása. A kockázatkezelés céljait befolyásolják maguk a munkahelyi kockázatok, a kockázatelemzés eredménye, a belső audit tapasztalatai, a szakterületre vonatkozó hazai és nemzetközi trendek, információk. A kockázatkezelési célok meghatározása során törekedni kell arra, hogy a célokat mutatószámokban fejezzük ki, amely a tervezés, a célok kommunikálása, a célok teljesítése, a számonkérés, az ellenőrzés szempontjából bír jelentőséggel.

A kockázatkezelés szervezeti szintű irányítása a vezetés feladata. Ugyanakkor a kockázatkezelésben a szervezet valamennyi tagjának szerepe van, melynek eredményeként a munkahelyi kockázatok a kívánatos szintre csökkenthetők. Mindez a kockázati tervekben foglaltak teljesítését, illetve a kockázatkezelési rendszerrel összefüggő szabályok, rendelkezések maradéktalan betartását feltételezi, ami a munkavállalók kellő motiváltsága mellett biztosítható. A kockázatkezelés fontos része a kommunikáció. A kommunikáció célja a kockázatkezelési feladatok közzététele, tudatosítása, a munkahelyi kockázatokra irányuló figyelemfelkeltés, a kockázatkezelési terv végrehajtásának nyomon követése, a tapasztalatok feldolgozása, a munkavállalók mozgósítása a célok és feladatok megvalósítása érdekében.

A kockázatkezelés tudatos tevékenység, amely arra irányul, hogy valamely eseményhez köthető kockázat bekövetkezésének valószínűségét, gyakoriságát csökkentsük, ezáltal a kockázattal járó károkat mérsékeljük. A kockázatkezelés előtti állapotot a kockázati alapérték, a kockázatkezelés utáni helyzetet a kockázati maradékérték fejezi ki. A kettő közötti különbség a kockázatkezelés eredménye, melyből a kockázatkezelés nettó eredményét úgy kapjuk, hogy eredményből levonjuk a kockázatkezelés költségét. Az alapérték és a maradék érték egyaránt a kockázat bekövetkezésének gyakorisága és a kockázat következménye szorzataként határozható meg, az előbbi esetben a kockázatkezelés előtti, az utóbbi során a kockázatkezelést követő állapot a számítás alapja. A kockázatkezelés költségéről sem szabad megfeledkezni, amely lehet egyszeri és folyamatos költség. A különböző kockázatkezelési stratégiák (megszüntetés, csökkentés, áthárítás vagy elviselés) kiválasztását megelőzően tudni kell, hogy milyen kiadást jelent a kockázat maradékértékre csökkentése. Például, ha egy irodaépületben évente két alkalommal előforduló lopás teljes kárértéke 100 000 Ft, nem célszerű bekamerázni az egész épületet, mert a kockázat megszüntetése indokolatlan költségbe kerül, ami a kockázat kárértékével nincs arányban. Kamerák elhelyezése helyett alkalmas megoldás lehet az esetenkénti táskaellenőrzés, avagy a munkavállalók figyelmének felkeltése, melynek révén a lopások elkerülhetők, illetve kiszűrhetők, anélkül, hogy mindez jelentős költségbe kerülne a munkáltató számára.

A kockázatkezelés eredménye a pontosan definiált kockázatkezelési célok megvalósításán keresztül ítélhető meg. A kockázatkezelés elsősorban számszerű értékekkel dolgozik, ami a kockázatkezelési folyamat nyomon követése szempontjából bír jelentőséggel. Számszerű adatok hiányában a szervezetre jellemző kockázati helyzet nehezen vagy egyáltalán nem lenne áttekinthető.

Kockázatelemzés, -értékelés alapján állapíthatók meg az emberierőforrás- gazdálkodással összefüggő kockázatok, amelyekből az adott időszakra vonatkozó kritikus kockázatok kiválaszthatók. A kockázatkezelési terv végrehajtása eredményeként a munkahelyi kockázatok bekövetkezésének valószínűsége, gyakorisága és kárértéke csökkenthető, esetleg felszámolható.

A munkahelyi kockázatok szempontjából kiemelést érdemel a kiválasztás, toborzás, a foglalkoztatás, a munkavégzés, a munkavállaló munkaköri alkalmassága, illetve alkalmatlansága, magatartása, a kilépés, az adatvédelem és adatbiztonság. A felsorolt folyamatok, illetve események olyan kockázatokat rejtenek magukban, amelyek bekövetkezése a szervezet működését károsan befolyásolja, hátráltatja a szervezeti célok megvalósítását. A kockázat kihat a vezetői akarat, szándék megvalósítására, a kockázat magában hordozza a veszteség lehetőségét.

A kockázatkezelésnek lehetőség szerint megelőző jellegűnek kell lenni. A kockázat bekövetkezésének megelőzésére kiépített biztonsági intézkedések révén esetleg kiszűrhető a nemkívánatos események bekövetkezése.

A kiválasztás, toborzás biztonsága érdekében például a munkaviszony létesítését megelőzően a felvételhez szükséges bizonyítványok, okiratok, referenciák valódiságának, illetve valóságtartalmának ellenőrzése vagy indokolt esetben a munkakör ellátásával együtt járó hatáskörök és jogkörök ideiglenes korlátozása révén, a kiválasztás és a foglalkoztatás kockázata mérsékelhető, a kockázattal együtt járó veszteségek csökkenthetők. A kiválasztás, toborzás kockázata a beválás mutatóján, illetve annak javulásán keresztül mérhető. A mutató kifejezi, hogy a felvettek (a munkaviszonyt létesítők) száma és a beváltak (a felvettek közül azok, akik legalább 100%-os teljesítmény elérésére képesek) létszáma milyen arányt képvisel. A mutató tükrözi a felvett munkavállalók beválásának esélyét. A beválási százalék növeléséhez komoly anyagi érdekek fűződnek, ugyanis a be nem vált munkavállaló helyett újat kell felvenni, ami a kiválasztással és a betanítással járó költségek megduplázódását jelenti. A kiválasztás és a betanítás együttes költsége ismeretében meghatározható az a kárérték, amit a be nem vált munkavállalók okoznak a munkáltatónak. A beválási mutató hatékonyabb kiválasztási és betanítási technikák alkalmazásával javítható. Esetleg külső munkaerő-közvetítők igénybevételével növelhető a beváltak aránya, ezáltal csökkenthető a kiválasztás és a betanítás hiányosságaira visszavezethető kárérték nagysága. A beválási mutató javítása révén – a kiválasztás és a betanítás hatékonyságának fokozásával – költségmegtakarítás érhető el.

A humán kockázatok között kiemelt figyelmet érdemel a fluktuáció, ami elsősorban a munkavállaló által kezdeményezett rendes felmondások magas számában nyilvánul meg. A fluktuációra vonatkozó mutató kifejezi, hogy a statisztikai állományban lévők hány százaléka távozik el saját kezdeményezés alapján a cégtől, amelynek lehetnek szervezettől független és attól függő okai. A fluktuáció káros következménye a belső munkaerő-kínálat csökkenéséből és a létszám újbóli feltöltéséből adódik. A fluktuáció mértékének csökkentése, különösen a kulcspozícióban lévő munkavállalók esetében a munkaadó elemi érdeke, mivel ezáltal költséget takaríthat meg. A fluktuáció mértéke csökkenthető a nemkívánatos munkaerő elvándorlását előidéző okok felszámolásával, illetve kezelésével. A szervezettől függő okok a munkavállaló szempontjából lehetnek anyagi és nem anyagi eredetűek. A fluktuációt előidéző nem anyagi eredetű okok felszámolása, mint például a munkahelyi légkör, a munkatársi kapcsolatok javítása többnyire nem jár a munkáltató számára többletkiadással. Az anyagi okokra visszavezethető, kilépést előidéző okok (pl. alacsony bér) felszámolása, illetve előfordulásuk gyakoriságának csökkentése általában költségtöbbletet jelent a munkáltató szempontjából. Ez a költség a fluktuáció csökkentésének az „ára”. Az eredmény pedig abból adódik, hogy kevesebb létszámfelvételre, illetve betanításra kerül sor a nem várt kilépések számának csökkenése miatt, ami a fluktuáció csökkentése érdekében tett intézkedések következménye.

Működési kockázatoknak nevezzük a munkavállalók magatartásával összefüggésbe hozható kockázatokat. Ide tartoznak a munkavállalók alkalmatlanságával, illetve magatartásával kapcsolatos kockázatok. Az alkalmatlanság lehet szakmai alkalmatlanság, mint például a munkakörhöz előírt iskolai végzettség vagy szakmai gyakorlat hiánya. A szakmai alkalmatlanság elkerülésének, illetve megelőzésének előfeltétele többek között az alkalmazási és képesítési követelmények kidolgozása és folyamatos karbantartása, illetve azok érvényesítése a kiválasztás és alkalmazás folyamatában. Hatékony intézkedésekkel, mint például teljesítményértékelés, illetve képzés révén csökkenthető az ilyen típusú kockázatok előfordulása és negatív következménye. A munkakör betöltésével kapcsolatos alkalmatlanság körébe tartozik a gazdasági és hozzátartozói összeférhetetlenség is, ami komoly kockázati tényezővé válhat. Ennek megelőzésére szolgál a munkaviszony mellett létesített jogviszonyok munkáltató által történő korlátozása, illetve kontrollálása, a hozzátartozói összeférhetetlenség kiszűrése, illetve megszüntetése.

A munkavállaló magatartásával összefüggő kockázatok csökkentése érdekében meghatározhatók a kockázati szempontból fontosnak minősített munkakörök, melyre vonatkozóan az általánostól eltérő szabályok alkalmazhatók, ilyen lehet például a büntetlen előélet. Kockázati szempontból a munkakörök különböző szintekbe sorolhatók, úgy mint általános munkakörök és kockázati szempontból kiemelt munkakörök. Meghatározható az egyes munkakörök humánkockázati profilja, ami figyelembe veendő, illetve érvényesítendő a munkakör betöltése során. Minderre oly módon van lehetőség, hogy közben a diszkrimináció tilalmára és a személyiségi jogok védelmére vonatkozó szabályok nem sérülhetnek.

A munkavállaló emberi magatartásával összefüggő kockázatok közé tartozik a szándékos (pl. rongálás, lopás) és gondatlan (pl. munkabaleset, emberi mulasztás) károkozás. Ebbe a körbe tartozó munkahelyi kockázatok megelőzése, megfelelő kockázatkezelési stratégiák alkalmazása komoly költségcsökkenéssel, megtakarítással járhat. A munkabalesetek előfordulásának gyakorisága kockázatkezeléssel mérsékelhető. A munkahelyi balesetek bekövetkezésének éves gyakorisága és esetenkénti kárértéke ismeretében meghatározható a munkabalesetek által okozott költségek nagysága. Megfelelő intézkedési terv kidolgozása és végrehajtása esetén csökkenthető a munkabalesetek száma és következménye, amelyet a munkabalesetekre visszavezethető költségek csökkenése mutat. A tényleges költségmegtakarítás meghatározásakor természetesen figyelembe kell venni a munkáltatót terhelő ráfordítást, amit a munkabalesetek csökkentése érdekében tesz.

A kockázatkelés fontos területe a HR-informatika és a személyügyi nyilvántartás. Ezen a területen az adatok nyilvánosságra kerülése, az adatok megsemmisülése vagy hitelességének sérülése jelenthet kockázatot. Ezen események bármelyikének bekövetkezése eszmei és anyagi kárban kifejezhető, mely védelmi eszközökkel, mint például informatikai és/vagy mechanikai védelem alkalmazása esetén kiküszöbölhető, illetve előfordulási gyakoriságuk csökkenthető.

A fenti példák is kiemelik a munkahelyi kockázatok kezelésének fontosságát, melynek során a megelőzésnek elsődleges szerepe van. Tudatos kockázatkezeléssel az emberi erőforrással összefüggő kockázatok előfordulása csökkenthető, kárértéke mérsékelhető. A jövőre nézve a humán kockázatkezelésnek integráns részévé kell válnia a szervezeti szintű kockázatkezelésnek. A kockázatkezelési feladatok összehangolása révén elérhető a szervezeti célokat leginkább veszélyeztető kockázatok egységes szemléletű kezelése, a különböző kockázatkezelési területek együttműködése, a kockázatkezelés egyenszilárdságának biztosítása, a szervezeti szintű kockázatok egy részének megszüntetése, illetve kívánatos mértékű csökkentése.