Könyvtárunk – a szegedi Somogyi-könyvtár – 2001. január 2-val vezette be a számítógépes kölcsönzést. Ez azt jelentette, hogy a sok éves kölcsönzési gyakorlat szinte teljes egészében megváltozott. Természetesen igyekeztünk az olvasók számára minél kevesebb kellemetlenséget okozni, tehát a kölcsönzési rendszert, a szabályokat minél kisebb mértékben módosítani, csak annyiban amennyi a technikai átállás miatt elengedhetetlen.

Kölcsönzési politikánk átszervezéséről az alábbiakban beszélnék. Az olvasók ugyanúgy hat dokumentumot kölcsönözhetnek, három hétre, mint ami már a sok éves gyakorlat. Igaz, a technika lehetővé tette a számunkra, hogy az úgynevezett „rövid kölcsönzéses” – tehát rövid határidejű, egy hét – könyvek kölcsönzési idejét is figyelni tudjuk. A nagyobb változások a mi életünkben, munkánkban következtek be. Ezen változások bemutatásához azonban szükség van egy rövid számítástechnikai kitérőre is.

A Somogyi-könyvtár a Corvina – régebbi nevén Voyager – Integrált Könyvtári Rendszert használja. Ezen belül a mi – kölcsönző könyvtárosok – munkánkról a kölcsönzői modul gondoskodik. A rendszer sajátossága, hogy egyetemek számára fejlesztették, tervezték, így tartalmaz olyan funkciókat is, ami számunkra nem kihasználható, illetve hiányoznak olyan funkciók, amik a mi számunkra fontosak lehetnének.

A modul alapvetően tartalmaz azonban mindent, ami a megfelelő kölcsönzéshez szükséges. Természetesen gondoskodik a három alapvető funkcióról: dokumentumok kölcsönzése, visszavétele, a kölcsönzési idő meghosszabbítása. Lehetőség van az előjegyzések gépi figyelésére, a könyvek esetleges bekérésére, fenntartására, illetve a modul felől zajlik az olvasói adatbázis nyilvántartása, építése is. Lehetőséget ad arra is, hogy bizonyos módosításokat hajthassunk végre egy-egy könyv tulajdonságain. Ezeket az alapfunkciókat a mindennapi munkánkban használjuk is, de ezt a használatot egy hosszú előkészítő munka előzte meg.
Ez az előkészítő munka is többrétű volt. Egyrészt a technikai feltételeket kellett megteremteni, másrészt pedig némi módosításokat eszközölni kölcsönzési politikánkban, illetve ezek összehangolása.
A technikai előkészítés is szerteágazó volt. Szükség volt a megfelelő számú számítógép illetve kiegészítők (vonalkód leolvasó, egyéb perifériák) beszerzésére, ami a mai gazdasági helyzetben a könyvtárak számára köztudottan nehéz feladat, az elfogadható munkakörülmények megteremtésére (a pultrendszer átalakítása), a dolgozók átképzésére, betanítására, valamint a leghosszabb, s egyik legnehezebb munkafolyamatra, a rendszer megfelelő beállítására. Ez csak a rendszeradminisztráció felől lehetséges, s természetesen ez már összefügg a másik nagyon fontos előkészítő munkával, a kölcsönzési politika újragondolásával, átalakításával. Az előzetes feladatokhoz tartozott még természetesen két nagyon hosszadalmas munka is, egyrészt a kölcsönözhető állomány gépre vitele – tehát a számítógépes katalogizálás –, amely munkafolyamat természetesen a katalogizáló modul felől zajlott/lik, de előfeltétele a gépi kölcsönzésnek, illetve hasonlóan komoly munka volt az olvasói adatbázis kiépítése is, erre tulajdonképpen azért volt szükség, hogy a későbbi, az átállás idejére, munkánkat megkönnyítsük.

Említettem már, hogy a kölcsönzési politikánk is módosult némileg. Ebből természetesen az olvasók nem sokat tapasztalnak, a könyvtár vezetősége igyekezett úgy módosítani, hogy az olvasók jogai ne sérüljenek, a könyvtár számára mégis előnyösebb legyen a használat. Mint fentebb írtam, a kölcsönzés időtartama nem változott, a gépi kölcsönzés azonban lehetővé tette a számunkra, hogy a határidőt pontosabban nyomon tudjuk követni, betartatni. A korábbi gyakorlat az volt, hogy az olvasónál lévő dokumentumok kölcsönzési határideje azonos volt, azonban most már minden dokumentum külön határidővel rendelkezik, automatikusan nem, csak kérésre, s csak maximum két alkalommal hosszabbodik. Ezzel kapcsolatosan jelentős változtatás volt a késedelmi díjak tekintetében is. A gép lehetővé teszi, hogy ezt dokumentumonként, s naponta számítsuk. Ezzel függ össze az olvasók figyelmeztetése a lejárt határidőre. Míg korábban ezt hetente egyszer tudtuk csak ellenőrizni, s erről értesítőt küldeni (közel 20 000, azaz húszezer olvasóról van szó), jelenleg a gép naponta automatikusan legyűjti a késedelmes olvasókat, valamint a felszólítót is kinyomtatja.
Az előkészítés során gondolkodásra adott okot a rendszer azon sajátossága, hogy nagy számú olvasótípust tud megkülönböztetni, akikre más-más kölcsönzési feltételek adottak. Azonban a könyvtár vezetősége úgy döntött, hogy mivel ez egy közművelődési könyvtár, ezért a legtöbb olvasó azonos elbírálás alá esik, azonos feltételekkel juthat a szükséges dokumentumokhoz.
A különböző olvasótípusokhoz hasonlóan a rendszer dokumentum típusokat is képes megkülönböztetni. Ezekre ugyanúgy beállíthatók más-más kölcsönzési feltételek. Ez teszi lehetővé, hogy a könyvtár bevezethette a rövid kölcsönzést, ami értelemszerűen az anyagilag is értékesebb, vagy a nagyon keresett szakirodalmi könyvekre vonatkozik (művészeti albumok, kis példányszámban meglévő, de kölcsönözhető kézikönyvek stb.). Ezen könyvek kölcsönzési határideje nem hosszabbítható. Ezen kívül bizonyos olvasótípusok nem kölcsönözhetnek bizonyos típusú könyveket (például óvodás vagy általános iskolás gyermek rövid határidejű könyvet).
Ezen kölcsönzési feltételek beállítása sok problémával járt, de ezek átgondolása, s pontos megfogalmazása elengedhetetlen feltétele volt a számítógépes kölcsönzés elindításának.

Az előkészítő munkálatok egyik utolsó fázisa volt az olvasók felkészítése a változásokra. Ez természetesen szintén hosszadalmas feladat volt, s mindannyiunktól sok munkát követelt. A könyvtár vezetősége természetesen igyekezett minden fórumon az olvasók tudomására hozni a változásokat. A változások pontos megfogalmazása itt is nagyon fontos volt, hiszen a mindennapi munkában találkoztunk először olyan problémákkal, amik előre kiszámíthatatlanok voltak. A gépi kölcsönzés bevezetése előtt már egy bő hónappal elkezdtük figyelmeztetni az olvasókat a változásokra élőszóban, s szórólapokon is, valamint a vezetőség más médiumok (sajtó, elektronikussajtó, televízió) segítségét is igénybe vették.
Az olvasók nagy része – mivel a kölcsönzésüket valójában nem befolyásolták a változások, hiszen továbbra is szabadpolcos a kölcsönző termünk – tudomásul vette a változásokat, s elfogadta azokat. A legtöbb atrocitás a kölcsönzések határidejének a meghosszabbításánál történt, s sajnos – tíz hónap után! – történik ma is. Nehezen fogadták el az olvasók, hogy maximum kilenc hétig lehet náluk egy-egy dokumentum, illetve, hogy a hosszabbításhoz el kell hozniuk a könyveket is. Ezek a változások a könyvtár szempontjából érthetőek, hiszen csak így lehet biztosítani, hogy az állomány forogjon, a lehető legtöbb olvasóhoz eljusson a szükséges dokumentum.
A másik olyan pont, ahol a változásokat nehéz volt elfogadtatni, a késedelmi díjak kérdése. Ezek – a korábbi gyakorlathoz képest – tulajdonképpeni drasztikus emelése, először tiltakozásra késztette az olvasók kisebb részét, de aztán elfogadták, s emiatt igyekeznek is betartani a kölcsönzés határidejét. Példának elegendő csak néhány adat. Korábban kettő illetve háromlépcsős díjrendszerünk volt, ami azt jelentette, hogy a legmagasabb fizetendő összeg 515 Ft. volt. Míg most könyvenként 50 Ft-ról indul a díjazás, ami hat dokumentumnál már legelső alkalommal is 300 Ft.
Nagy előny a számunkra – és az olvasók számára is –, hogy a gép lehetőséget ad a későbbi fizetésre is, tehát amíg nem töröljük a késedelmi díjakat, megőrzi, így az olvasó fizethet akkor, amikor tud. Azonban egy bizonyos, a vezetőség által megállapított összeg elérése után, a gép automatikusan eltiltja az olvasót a könyvtár használatától a fizetésig. Erről természetesen minden esetben tájékoztatjuk őket.
A rendszer nem csak emiatt tiltja le az olvasót. Beállíthatók bizonyos letiltások manuálisan is, amennyiben azt a könyvtár úgy ítéli meg, de automatikusan letilt két vagy annál több lejárt könyv esetén is, így az olvasó nem kölcsönözhet addig, amíg vissza nem szolgáltatja a kölcsönzött dokumentumokat.
Azonban nem csak az olvasók tilthatók le, hanem – a kölcsönzői modul felől! – a könyvek is. Így tudjuk jelölni többek között azt is, ha egy könyv egyik példánya elveszett, megrongálódott, így az olvasók tudják, hogy az adott példányt valamilyen okból nem tudják kölcsönözni.
A gépi kölcsönzés nagy előnye megmutatkozott az előjegyzések figyelésében is, erről azonban itt most nem kívánok bővebben szólni. Nagyon röviden összefoglalva, a tapasztalat azt mutatja, hogy most valóban tudjuk figyelni az előjegyzéseket, s az olvasók általában rövid időn belül meg is kapják az igényelt dokumentumot.

Összefoglalva az elmúlt közel egy évet, azt kell mondanom, hogy a tapasztalatok azt mutatják, hogy a gépi kölcsönzés mind az olvasó, mind a könyvtár szempontjából előnyösebb. A megfelelő előkészítés után az átállás is gyorsan lezajlott, az olvasók hamar megszokták az új rendszert, s elfogadták azt. A kiszolgálás gyors maradt, több könyvhöz, s előbb hozzájutnak mint korábban, a keresőgépek segítségével a könyvtárba lépés nélkül is pontos képet kapnak arról, hogy az általuk keresett könyv kölcsönözhető-e, sőt ezt akár otthonról, munkahelyükről is megtehetik a világháló jóvoltából, hiszen a könyvek státusza az OPAC-ban is megjelenik, sőt az Interneten keresztül akár azt is megnézhetik, hogy náluk milyen könyv van, mikori lejárattal.
Természetesen az átállás folyamata hosszú volt, sőt tart ma is (erre legjobb példa, hogy a gépi előjegyzést csak márciustól vezettük be), de a kezdeti nehézségeken már túl vagyunk.